|

Co zrobić z niezapłaconą fakturą? Poradnik krok po kroku

Niezapłacone faktury to problem, z którym zmaga się wielu przedsiębiorców – zarówno małych firm, jak i dużych spółek. Brak zapłaty od kontrahenta może zaburzyć płynność finansową, prowadzić do problemów z regulowaniem własnych zobowiązań, a nawet zagrozić dalszemu funkcjonowaniu firmy. W niniejszym tekście blogowym przedstawiamy praktyczny poradnik krok po kroku, jak radzić sobie z niezapłaconą fakturą.

Niezapłacona faktura – czym jest i jakie ma konsekwencje?

Niezapłacona faktura to faktura wystawiona kontrahentowi, której termin płatności już upłynął, a należność nie została uregulowana. Mówimy wtedy o tzw. fakturze przeterminowanej.

Konsekwencje dla przedsiębiorcy są poważne:

  • brak zapłaty oznacza problemy z bieżącą płynnością finansową,
  • przedsiębiorca nadal musi odprowadzić podatek VAT od wystawionej faktury, mimo że nie otrzymał zapłaty,
  • przysługuje mu jednak prawo do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, których wysokość zależna jest od wskaźnika referencyjnego Narodowego Banku Polskiego.

Co zrobić z niezapłaconą fakturą? Pierwsze kroki przedsiębiorcy

  • Sprawdź termin płatności – upewnij się, że faktycznie minął okres przewidziany w umowie lub na fakturze.
  • Zweryfikuj kontrahenta – czy nie znajduje się on w stanie upadłości, restrukturyzacji lub czy nie ma problemów finansowych.
  • Skontaktuj się polubownie – często wystarczy telefon, e-mail lub przyjacielskie przypomnienie o płatności. W wielu przypadkach opóźnienie może wynikać z przeoczenia.

Wezwanie do zapłaty za fakturę – jak je przygotować?

Jeśli polubowny kontakt nie przyniósł efektu, należy wystosować wezwanie do zapłaty.

Kiedy wysłać wezwanie?
Po kilku–kilkunastu dniach od upływu terminu płatności, w zależności od wcześniejszych ustaleń z kontrahentem.

Co powinno zawierać wezwanie?

  • dane wierzyciela i dłużnika,
  • numer i datę wystawienia faktury,
  • kwotę należności wraz z odsetkami,
  • termin uregulowania zaległości,
  • informację o możliwym skierowaniu sprawy do sądu.

Forma wysyłki: list polecony, e-mail z potwierdzeniem odbioru, platforma ePUAP.

Przykład krótkiego wezwania:
„Wzywam do zapłaty kwoty 5 000 zł wynikającej z faktury nr 12/2024 z dnia 15 czerwca 2024 r. w terminie 7 dni od otrzymania niniejszego wezwania. W przypadku braku płatności sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego.”

Windykacja faktur – jakie są możliwości?

Jeśli wezwanie do zapłaty nie odniesie skutku, przedsiębiorca może rozpocząć windykację:

  • Windykacja polubowna – ponowne próby rozmów, rozłożenie długu na raty.
  • Windykacja sądowa – skierowanie sprawy do sądu o zapłatę.
  • Skorzystanie z kancelarii prawnej – wsparcie profesjonalisty często zwiększa skuteczność.
  • Koszty windykacji – w dużej mierze mogą zostać przerzucone na dłużnika.

Dochodzenie należności z faktury w sądzie

Przedsiębiorca ma kilka możliwości:

  • Pozew o zapłatę – należy dołączyć fakturę, dowody doręczenia, wezwania do zapłaty.
  • Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) – szybka forma, dostępna online.
  • Postępowanie nakazowe i upominawcze – różnią się zakresem wymaganych dowodów i wysokością opłat sądowych.
  • Przedawnienie roszczeń – co do zasady roszczenia z faktur przedawniają się po 3 latach.

Egzekucja komornicza niezapłaconej faktury

Po uzyskaniu prawomocnego orzeczenia sądu wierzyciel otrzymuje tytuł wykonawczy, który przekazuje do komornika.

Komornik może prowadzić egzekucję między innymi z:

  • wynagrodzenia,
  • rachunków bankowych,
  • ruchomości i nieruchomości dłużnika.

To najskuteczniejsza forma przymusowego odzyskania należności.

Jak zabezpieczyć się przed niezapłaconymi fakturami w przyszłości?

🔹 Zaliczki i przedpłaty – minimalizują ryzyko braku zapłaty.
🔹 Weryfikacja kontrahenta – sprawdzenie w KRS, CEIDG, rejestrach dłużników.
🔹 Zapisy w umowie – kluczowy aspekt mający na celu zabezpieczenie swojej działalności, np. kary umowne, odsetki, krótsze terminy płatności.
🔹 Monitoring płatności – automatyczne przypomnienia o terminach.

Jak Kancelaria Hilarowicz pomaga przedsiębiorcom?

Niezapłacona faktura nie musi oznaczać straty. Kancelaria Hilarowicz – skuteczny radca prawny w Opolu – wspiera przedsiębiorców w całym procesie odzyskiwania należności: od sporządzenia wezwania do zapłaty, przez postępowanie sądowe, aż po egzekucję komorniczą. Pomagamy również zabezpieczyć interesy naszych klientów na przyszłość, tworząc umowy chroniące przed nieuczciwymi kontrahentami. Masz problem z niezapłaconą fakturą? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci odzyskać pieniądze szybko i skutecznie.

Podobne wpisy