Standardy Ochrony Małoletnich w fundacji – dlaczego gotowy wzór nie wystarcza? 

Fundacje, stowarzyszenia i inne organizacje prowadzące zajęcia dla dzieci często traktują Standardy Ochrony Małoletnich jako kolejny dokument, który należy pobrać, podpisać i umieścić na stronie internetowej. Takie podejście może prowadzić do pozornego wykonania obowiązku. Standardy powinny bowiem nie tylko formalnie istnieć, ale przede wszystkim odpowiadać rzeczywistemu sposobowi działania organizacji. Muszą uwzględniać rodzaj prowadzonych zajęć, miejsca, w których przebywają dzieci, sposób kontaktu personelu z małoletnimi, udział rodziców, charakter wydarzeń oraz ryzyka właściwe dla konkretnego przedsięwzięcia. Inaczej powinny wyglądać Standardy w szkole, inaczej w klubie sportowym, a jeszcze inaczej w organizacji prowadzącej warsztaty, kilkudniowe wyjazdy albo aktywności terenowe. Z takim problemem zwróciła się do Kancelarii organizacja, która rozwijała działalność skierowaną do rodzin i małoletnich. Posiadanie ogólnego dokumentu nie było wystarczające. Konieczne stało się stworzenie rzeczywistego systemu ochrony dzieci, który mógł być stosowany w praktyce przez kadrę, współpracowników, rodziców i samych małoletnich.

Kto musi posiadać Standardy Ochrony Małoletnich?

Obowiązek wprowadzenia Standardów Ochrony Małoletnich nie dotyczy wyłącznie szkół, przedszkoli i placówek opiekuńczych. Obejmuje również organizatorów działalności oświatowej, wychowawczej, opiekuńczej, religijnej, artystycznej, medycznej, rekreacyjnej, sportowej oraz związanej z rozwijaniem zainteresowań przez małoletnich. W praktyce mogą to być między innymi fundacje, stowarzyszenia, kluby sportowe, akademie, szkoły językowe, organizacje religijne, podmioty prowadzące warsztaty, zajęcia dodatkowe, obozy, wyjazdy oraz wydarzenia edukacyjne. Decydujący jest rzeczywisty charakter działalności. Organizacja nie musi być szkołą ani profesjonalną placówką opiekuńczą, aby podlegać obowiązkowi. Wystarczy, że organizuje działalność, w ramach której dzieci uczestniczą w zajęciach, rozwijają zainteresowania albo przebywają pod opieką osób działających po stronie organizatora. Nie ma przy tym znaczenia, czy działalność jest prowadzona odpłatnie, czy nieodpłatnie, ani czy organizator działa jako fundacja, stowarzyszenie, spółka albo osoba prowadząca działalność gospodarczą.

Dlaczego uniwersalny wzór może być niewystarczający?

Ustawa wprost wymaga, aby Standardy zostały dostosowane do charakteru i rodzaju konkretnej placówki albo działalności. Nie chodzi zatem o mechaniczne powtórzenie ustawowych przepisów ani skopiowanie dokumentu przygotowanego dla innego podmiotu. Ogólny wzór może przewidywać, że pracownik powinien traktować dziecko z szacunkiem oraz reagować na przemoc. Takie postanowienia są potrzebne, lecz zazwyczaj nie odpowiadają na praktyczne pytania pojawiające się podczas codziennej działalności. Organizacja musi wiedzieć na przykład, czy prowadzący może odbyć indywidualną rozmowę z dzieckiem, gdzie taka rozmowa może się odbyć i czy powinna być widoczna dla innych osób. Powinna ustalić, kiedy dozwolony jest kontakt fizyczny, w jaki sposób pomagać dziecku przy wykonywaniu ćwiczenia oraz jak reagować, jeżeli małoletni odmawia dalszego udziału. W przypadku wydarzeń wyjazdowych dochodzą kwestie noclegów, sanitariatów, przebierania się, transportu, kontaktów poza zajęciami oraz sytuacji, w których dziecko przez pewien czas nie przebywa bezpośrednio ze swoim rodzicem. Standardy pobrane ze strony szkoły albo urzędu z reguły nie regulują takich okoliczności. Mogą więc formalnie istnieć, ale nie dawać kadrze odpowiedzi na rzeczywiste problemy.

Standardy powinny wynikać z analizy działalności

Prawidłowe przygotowanie Standardów powinno rozpocząć się od poznania działalności organizacji. Należy ustalić, w jakim wieku są uczestnicy, jak często przebywają z personelem, czy zajęcia odbywają się indywidualnie czy grupowo, czy rodzice są obecni, czy organizowane są noclegi oraz czy program obejmuje aktywności mogące wywołać stres, zmęczenie albo silne emocje. Istotne jest również to, kto ma kontakt z dziećmi. Standardy powinny obejmować nie tylko pracowników etatowych, ale wszystkie osoby, z którymi małoletni może zetknąć się w związku z działalnością organizacji. Mogą to być prowadzący, trenerzy, instruktorzy, wolontariusze, praktykanci, podwykonawcy oraz osoby wykonujące zadania pomocnicze. Ministerstwo Sprawiedliwości podkreśla, że zakres Standardów powinien wynikać z rzeczywistego kontaktu poszczególnych osób z dziećmi, a nie wyłącznie z nazwy stanowiska albo rodzaju zawartej umowy. Dopiero na podstawie takiej analizy można określić, jakie zasady są potrzebne i jakie sytuacje wymagają osobnej procedury.

Szczególne ryzyka podczas wyjazdów i zajęć terenowych

Organizacje prowadzące zajęcia outdoorowe albo wyjazdy muszą uwzględnić okoliczności niewystępujące podczas zwykłych zajęć w sali. Dzieci mogą przebywać w lesie, w pobliżu wody, poza zasięgiem telefonu albo w miejscu oddalonym od pomocy medycznej. Zajęcia mogą obejmować wysiłek fizyczny, używanie sprzętu, wykonywanie zadań w grupie lub działanie w warunkach zmęczenia. Nie wszystkie te kwestie należą bezpośrednio do ustawowego minimum Standardów Ochrony Małoletnich. Powinny jednak zostać uwzględnione w takim zakresie, w jakim wpływają na bezpieczeństwo psychiczne, fizyczne i emocjonalne dziecka. Standardy powinny określać, że żadna aktywność nie może opierać się na przemocy, zastraszaniu, poniżaniu ani celowym doprowadzaniu dziecka do poczucia bezradności. Presja grupy nie może zastępować dobrowolnej zgody małoletniego na udział. Dziecko powinno wiedzieć, że może zgłosić ból, lęk, zmęczenie lub dyskomfort i przerwać zadanie bez ośmieszania albo karania. Kadra musi natomiast wiedzieć, kto podejmuje decyzję o przerwaniu aktywności oraz jak postąpić, gdy rodzic oczekuje kontynuowania zadania wbrew wyraźnej reakcji dziecka.

Rozmowy indywidualne i grupowe z dziećmi

Wiele organizacji prowadzi rozmowy rozwojowe, edukacyjne, wychowawcze albo wspierające. Sama rozmowa dorosłego z dzieckiem nie jest zachowaniem nieprawidłowym. Powinna jednak odbywać się według przejrzystych zasad. Należy ograniczać sytuacje, w których osoba dorosła pozostaje z małoletnim w zamkniętym, niedostępnym dla innych miejscu. Rozmowa powinna odbywać się w warunkach zapewniających dziecku prywatność, ale jednocześnie umożliwiających kontrolę lub szybkie uzyskanie pomocy. Prowadzący nie powinien obiecywać dziecku bezwzględnego zachowania tajemnicy. Jeżeli małoletni ujawni, że doświadcza przemocy, wykorzystania albo innego poważnego zagrożenia, informacja musi zostać przekazana osobie odpowiedzialnej za interwencję. Nie oznacza to, że szczegóły rozmowy powinny zostać udostępnione całej organizacji. Obowiązuje zasada ograniczenia informacji do osób, które muszą je znać ze względu na ochronę dziecka i podjęcie wymaganych działań. Standardy powinny także określać sposób prowadzenia rozmów grupowych. Dziecko nie może być zmuszane do ujawniania osobistych doświadczeń, sytuacji rodzinnej, lęków albo problemów na forum grupy.

Obecność rodzica nie wyłącza ochrony dziecka

Wydarzenia rodzinne wymagają uwzględnienia szczególnej relacji pomiędzy organizatorem, dzieckiem i rodzicem. Rodzic zachowuje odpowiedzialność za swoje dziecko i może sprawować nad nim bieżącą opiekę. Nie oznacza to jednak, że organizator nie powinien reagować na zachowanie rodzica naruszające bezpieczeństwo lub godność małoletniego. Standardy muszą znajdować zastosowanie również wtedy, gdy źródłem zagrożenia jest opiekun obecny na wydarzeniu. Może chodzić o przemoc fizyczną, wyzwiska, poniżanie, groźby, nadmierną presję albo ignorowanie wyraźnego bólu i lęku dziecka. Organizator powinien ustalić, kto ma prawo przerwać zdarzenie, odseparować dziecko od osoby zagrażającej oraz zdecydować o wezwaniu Policji lub innych służb. Nie każda różnica zdań dotycząca wychowania uzasadnia ingerencję organizatora. Jeżeli jednak dochodzi do podejrzenia krzywdzenia dziecka, obecność i status rodzica nie mogą blokować procedury ochronnej.

Co powinny regulować pełne Standardy Ochrony Małoletnich?

Ustawa wskazuje obowiązkowe obszary, które muszą zostać uwzględnione w Standardach odpowiednio do rodzaju działalności. Należą do nich przede wszystkim zasady bezpiecznych relacji pomiędzy personelem a małoletnimi, zachowania niedozwolone, procedura interwencji w przypadku podejrzenia krzywdzenia oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za zawiadomienie Policji, prokuratury albo sądu opiekuńczego. Dokument powinien także określać sposób dokumentowania zdarzeń, udostępniania Standardów, przygotowania personelu oraz ich okresowego przeglądu. W zależności od rodzaju działalności konieczne może być także uregulowanie korzystania z urządzeń elektronicznych, dostępu do internetu, ochrony wizerunku dziecka, kontaktów w mediach społecznościowych oraz relacji pomiędzy samymi małoletnimi. Dobrze opracowane Standardy nie powinny jednak zmieniać się w wielostronicowy zbiór ogólnych deklaracji. Każda procedura powinna odpowiadać na praktyczne pytania: kto reaguje, w jaki sposób, w jakim terminie, komu przekazuje informację i gdzie dokumentuje podjęte działania.

Procedura interwencji musi być możliwa do zastosowania

Samo stwierdzenie, że organizacja reaguje na krzywdzenie dzieci, nie jest wystarczające. Personel powinien wiedzieć, jak postąpić, gdy sam zauważy niepokojące zachowanie, dziecko ujawni krzywdzenie albo informację przekaże inny uczestnik. Pierwszym obowiązkiem jest zapewnienie bezpieczeństwa. W sytuacji bezpośredniego zagrożenia zdrowia lub życia nie należy oczekiwać na decyzję zarządu ani organizować wewnętrznego spotkania. Konieczne jest wezwanie odpowiednich służb. W innych przypadkach informacja powinna trafić do wskazanej osoby odpowiedzialnej, która dokonuje wstępnej oceny i decyduje o dalszych działaniach. Standardy powinny rozróżniać sytuacje, w których podejrzenie dotyczy osoby z personelu, rodzica, innego dziecka albo osoby trzeciej. Nie w każdym przypadku właściwy będzie taki sam sposób działania. Szczególnie istotne jest unikanie samodzielnego prowadzenia quasi-dochodzenia przez organizację. Zadaniem personelu jest przyjęcie informacji, zabezpieczenie dziecka, sporządzenie rzetelnej notatki i przekazanie sprawy właściwym osobom lub organom, a nie wielokrotne przesłuchiwanie małoletniego.

Wersja pełna i wersja przeznaczona dla dzieci

Pełne Standardy są dokumentem skierowanym przede wszystkim do organizatora, kadry i współpracowników. Zazwyczaj posługują się językiem proceduralnym i zawierają informacje, które mogą być zbyt skomplikowane dla dziecka. Dlatego organizacja powinna przygotować również wersję skróconą przeznaczoną bezpośrednio dla małoletnich. Jej zakres i forma muszą być dostosowane do wieku, rozwoju i możliwości zrozumienia odbiorców. W przypadku młodszych dzieci odpowiednia może być forma graficzna, komiks, plakat albo zestaw prostych piktogramów.

Wersja dziecięca powinna przede wszystkim wyjaśniać:

• jak dorośli powinni zachowywać się wobec dziecka;
• jakie zachowania są niedopuszczalne;
• że małoletni może odmówić lub przerwać aktywność;
• do kogo może zwrócić się o pomoc;
• co stanie się po zgłoszeniu problemu.

Warto także przygotować krótką informację dla rodziców. Nie zastępuje ona wersji dla dzieci, ale pozwala opiekunom poznać zasady obowiązujące podczas wydarzenia i sposób dokonywania zgłoszeń.

Weryfikacja kadry to odrębny obowiązek

Standardy Ochrony Małoletnich są ściśle związane z bezpiecznym doborem personelu, ale nie należy utożsamiać tych dwóch obszarów. Sprawdzanie osób dopuszczanych do działalności z dziećmi w odpowiednich rejestrach oraz uzyskiwanie informacji o karalności stanowi odrębny obowiązek wynikający z art. 21 ustawy. Procedura ta może zostać opisana w Standardach, ale samo posiadanie dokumentu nie oznacza, że organizator prawidłowo zweryfikował kadrę.

Organizacja powinna zatem oddzielnie ustalić:

• które osoby podlegają sprawdzeniu;
• jakie dokumenty muszą przedstawić;
• kto dokonuje weryfikacji;
• kiedy trzeba ją przeprowadzić;
• jak przechowywać wyniki sprawdzeń.

Szczególne znaczenie ma analiza rzeczywistych obowiązków osoby. Jeżeli wolontariusz, trener albo podwykonawca prowadzi zajęcia, sprawuje opiekę albo realizuje zainteresowania małoletnich, forma prawna współpracy nie wyłącza obowiązku jego weryfikacji.

Wdrożenie Standardów nie kończy się na podpisaniu dokumentu

Jednym z najczęstszych problemów jest przyjęcie dokumentu, którego personel nigdy nie przeczytał. Standardy powinny zostać formalnie wprowadzone przez właściwy organ organizacji. Następnie należy wskazać osoby odpowiedzialne za ich stosowanie, przyjmowanie zgłoszeń, interwencje, szkolenie kadry i dokumentowanie zdarzeń. Każda osoba pracująca z dziećmi powinna zostać zapoznana z treścią dokumentu przed rozpoczęciem wykonywania swoich zadań. Organizacja powinna zachować potwierdzenie tej czynności. Standardy należy także udostępnić rodzicom i dzieciom w sposób pozwalający na realne zapoznanie się z nimi. Dokument powinien być okresowo oceniany i aktualizowany. Ustawa wymaga dokonywania takiego przeglądu co najmniej raz na dwa lata oraz pisemnego udokumentowania wniosków z przeprowadzonej oceny. Aktualizacja może być potrzebna wcześniej, jeżeli zmienia się program, grupa wiekowa uczestników, miejsce zajęć, struktura kadry albo przepisy prawa.

Case study: od ogólnego dokumentu do rzeczywistego systemu ochrony

W analizowanej przez Kancelarię sprawie kluczowe okazało się odejście od traktowania Standardów jako samodzielnego, uniwersalnego dokumentu. Najpierw należało poznać rzeczywisty sposób prowadzenia działalności, role poszczególnych osób, rodzaje kontaktu z dziećmi oraz sytuacje, które mogły powstać podczas wydarzeń. Następnie możliwe było uporządkowanie zasad relacji, odpowiedzialności, zgłaszania problemów i reagowania na zagrożenia. Szczególną uwagę poświęcono obszarom charakterystycznym dla działalności prowadzonej poza stałą placówką i przy udziale rodziców. Efektem prac było stworzenie modelu, w którym pełny dokument dla organizatora został uzupełniony jasnymi informacjami dla rodziców i dzieci oraz rozwiązaniami pozwalającymi przygotować osoby prowadzące do stosowania przyjętych zasad. Najważniejszym rezultatem nie było samo posiadanie Standardów. Było nim ustalenie, jak organizacja ma zachować się w konkretnych sytuacjach i kto odpowiada za podjęcie decyzji.

Kiedy warto przeprowadzić audyt Standardów?

Audyt powinny rozważyć nie tylko organizacje, które nie posiadają jeszcze żadnej dokumentacji. Jest on potrzebny również wtedy, gdy Standardy zostały przygotowane na podstawie ogólnego wzoru, nie były aktualizowane, nie odpowiadają nowym formom działalności albo nie obejmują wszystkich osób mających kontakt z dziećmi. Sygnałem ostrzegawczym jest sytuacja, w której personel nie potrafi wskazać osoby przyjmującej zgłoszenia, nie wie, gdzie znajduje się dokument albo nie potrafi wyjaśnić, jak postąpiłby po ujawnieniu przemocy. Weryfikacji wymagają także Standardy, które opisują wyłącznie zachowanie pracowników, ale pomijają relacje między dziećmi, zachowanie wolontariuszy, kontakt w mediach społecznościowych, udział rodziców, wydarzenia wyjazdowe albo pracę w terenie. Dokument powinien rozwijać się razem z organizacją.

Obsługa prawna w zakresie ochrony małoletnich a Kancelaria 

Kancelaria Hilarowicz wspiera fundacje, stowarzyszenia, kluby, placówki oraz przedsiębiorców prowadzących działalność z udziałem dzieci i młodzieży. Pomoc prawna może obejmować ocenę obowiązku wdrożenia Standardów, analizę modelu działalności, przygotowanie lub audyt dokumentacji, procedury interwencyjne, zasady bezpiecznych relacji, weryfikację kadry oraz dostosowanie informacji do rodziców i małoletnich. Celem obsługi nie jest stworzenie dokumentu, który pozostanie w segregatorze. Standardy powinny być zrozumiałe, możliwe do zastosowania i dopasowane do rzeczywistych zagrożeń występujących w działalności organizacji. Dobrze przygotowany system ochrony zwiększa bezpieczeństwo dzieci, ułatwia pracę kadrze i buduje zaufanie rodziców. Jednocześnie ogranicza ryzyko, że w sytuacji kryzysowej organizacja będzie podejmowała przypadkowe, niespójne albo spóźnione działania.